Obowiązek informacyjny RODO

Spis treści

Obowiązuje od: 14 dni od wysyłki powiadomienia (data zostanie uzupełniona).

Niniejsza klauzula informacyjna jest sporządzona na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO) i dotyczy danych osobowych zbieranych w procesie rejestracji uczestników wydarzeń oraz korzystania z serwisu internetowego akamed.edu.pl.

§1 Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

AKAMED SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
Aleja Armii Krajowej 1/3, 42-202 Częstochowa
NIP: 9492257300 | KRS: 0000993507
E-mail: kontakt@akamed.edu.pl
Tel.: +48 725 55 77 04

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD). We wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem pod powyższymi danymi.

§2 Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Twoje dane osobowe przetwarzane są w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

1. Rejestracja uczestnika i realizacja usługi uczestnictwa w wydarzeniu
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której jesteś stroną, lub do podjęcia działań przed jej zawarciem.

2. Wystawienie faktury VAT i przesłanie jej do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny ciążący na Administratorze (ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości).

3. Komunikacja operacyjna (potwierdzenia, kody QR, powiadomienia o zmianach)
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — niezbędność do wykonania umowy.

4. Wystawienie certyfikatu uczestnictwa
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — niezbędność do wykonania umowy.

5. Rezerwacja zakwaterowania w ramach wydarzenia (jeśli dotyczy)
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — niezbędność do wykonania umowy dotyczącej usługi dodatkowej.

6. Prowadzenie dzienników audytu i zapewnienie bezpieczeństwa systemu
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora (bezpieczeństwo systemu informatycznego, wykrywanie nadużyć, ochrona przed nieuprawnionym dostępem).

7. Prowadzenie konta uczestnika lub prelegenta (jeśli się zalogujesz)
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy o prowadzenie konta, zawieranej przy pierwszym logowaniu jednorazowym linkiem wysłanym na Twój adres e-mail. W koncie widzisz również rejestracje z wcześniejszych wydarzeń dokonane na ten sam adres e-mail. Konto nie jest zakładane bez Twojego działania.

8. Przesyłanie newslettera z informacjami o nadchodzących wydarzeniach (jeśli wyraziłeś zgodę)
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO — dobrowolna zgoda, którą możesz wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

§3 Zakres zbieranych danych osobowych

W zależności od zakresu korzystania z serwisu przetwarzamy następujące kategorie danych:

Dane uczestnika rejestrującego się na wydarzenie:

  • imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu
  • adres zamieszkania / korespondencyjny (ulica, kod pocztowy, miasto)
  • nazwa organizacji i stanowisko (opcjonalnie)
  • dane do faktury: nazwa nabywcy, NIP, adres (opcjonalnie, na żądanie)
  • preferencje zakwaterowania (opcjonalnie)
  • zapis o treści i dacie akceptacji wymaganych zgód

Dane przetwarzane automatycznie:

  • adres IP (rejestrowany w dziennikach audytu przy logowaniu do panelu)
  • identyfikator sesji (cookie sesyjne, wygasa po 8 godzinach)

§4 Odbiorcy danych osobowych

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie następującym kategoriom odbiorców, działających jako podmioty przetwarzające na podstawie umów powierzenia:

  • Stripe, Inc. (USA) — operator płatności online; zakres: dane transakcji, adres e-mail
  • Plunk — dostawca usługi dostarczania wiadomości e-mail; zakres: imię, nazwisko, adres e-mail, treść powiadomień, załączniki (kod QR, faktura PDF)
  • Railway Corporation (USA) — dostawca infrastruktury serwerowej i bazy danych; zakres: wszystkie dane przetwarzane przez aplikację
  • Cloudflare, Inc. (USA) — dostawca usługi przechowywania plików; zakres: pliki przesłane przez organizatora
  • Ministerstwo Finansów RP (KSeF) — Krajowy System e-Faktur; zakres: dane faktury VAT (NIP nabywcy, dane sprzedawcy, kwoty, stawki podatku)
  • Google Ireland Ltd. / Google LLC (UE/USA) — narzędzie analityki ruchu Google Analytics 4; zakres: pseudonimiczny identyfikator (cookie _ga), skrócony adres IP, dane o przeglądarce i odwiedzanych podstronach. Dotyczy wyłącznie publicznych stron wydarzenia i wyłącznie za zgodą Użytkownika (cookies analityczne)
  • dostawca usług hostingowych lub IT — w zakresie niezbędnym do utrzymania i zabezpieczenia infrastruktury

Dane nie są sprzedawane ani udostępniane innym podmiotom w celach marketingowych.

§5 Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane osobowe są przekazywane do Stanów Zjednoczonych w związku z korzystaniem z usług Stripe, Railway i Cloudflare, a w przypadku włączonej analityki ruchu — także Google. Przekazywanie odbywa się na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC) zatwierdzonych decyzją Komisji Europejskiej 2021/914 oraz — w odniesieniu do Google LLC — EU‑US Data Privacy Framework, zapewniających poziom ochrony równorzędny ze standardami RODO.

Na Twoje żądanie Administrator udostępni kopię zastosowanych zabezpieczeń — skontaktuj się pod adresem kontakt@akamed.edu.pl.

§6 Okres przechowywania danych

Kategoria danych Okres przechowywania
Dane uczestnika (bez płatności) Do 12 miesięcy po zakończeniu wydarzenia
Dane uczestnika (z dokonaną płatnością) 5 lat od końca roku podatkowego transakcji
Faktury VAT i dane do faktur 5 lat od końca roku podatkowego wystawienia (art. 112 ustawy o VAT)
Konto uczestnika / prelegenta Do usunięcia konta lub 5 lat od ostatniego logowania
Dzienniki audytu systemu Do 5 lat
Newsletter — adres e-mail Do cofnięcia zgody + 12 miesięcy
Osoby zaproszone na wydarzenia — dane kontaktowe 3 lata od ostatniego wysłanego zaproszenia, potem anonimizacja; po wypisaniu się zachowujemy je tylko po to, by nie wysyłać kolejnych zaproszeń
Cookies analityczne (Google Analytics) Do 2 lat lub do cofnięcia zgody
Dane sesji (cookie) Maksymalnie 8 godzin

Po upływie wskazanych okresów dane są usuwane lub anonimizowane.

§7 Twoje prawa

Na podstawie RODO przysługują Ci następujące prawa, które możesz realizować poprzez kontakt z Administratorem:

  • Prawo dostępu (art. 15) — uzyskanie informacji o przetwarzanych danych i ich kopii
  • Prawo do sprostowania (art. 16) — żądanie poprawienia lub uzupełnienia nieprawidłowych danych
  • Prawo do usunięcia (art. 17) — żądanie usunięcia danych, gdy nie są już potrzebne do celu, w którym zostały zebrane (z zastrzeżeniem wyjątków wynikających z prawa, m.in. obowiązku przechowywania dokumentacji podatkowej)
  • Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18) — wstrzymanie przetwarzania w określonych przypadkach
  • Prawo do przenoszenia danych (art. 20) — otrzymanie danych w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego
  • Prawo do sprzeciwu (art. 21) — sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora, w tym sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego
  • Prawo do cofnięcia zgody — w każdej chwili, jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie; cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia

Wnioski realizujemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni od ich otrzymania.

§8 Prawo do wniesienia skargi

Masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, jeśli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO:

Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO)
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
E-mail: kancelaria@uodo.gov.pl
Infolinia: 606 950 000
www.uodo.gov.pl

§9 Informacja o dobrowolności podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do:

  • rejestracji i uczestnictwa w wydarzeniu — brak danych uniemożliwia rejestrację,
  • wystawienia faktury VAT — brak danych nabywcy (NIP, adres) uniemożliwia wystawienie dokumentu,
  • rezerwacji zakwaterowania — brak preferencji uniemożliwia realizację rezerwacji.

Podanie danych do newslettera jest całkowicie dobrowolne i niezależne od uczestnictwa w wydarzeniu.

§10 Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania w rozumieniu art. 22 RODO. Żadne decyzje wywołujące skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływające na osobę nie są podejmowane w sposób wyłącznie zautomatyzowany.

§11 Kontakt

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych:

AKAMED SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
E-mail: kontakt@akamed.edu.pl
Tel.: +48 725 55 77 04
ul. Aleja Armii Krajowej 1/3, 42-202 Częstochowa

Odpowiadamy w ciągu 5 dni roboczych.

Klauzula informacyjna sporządzona na podstawie art. 13 RODO. Szczegółowe zasady przetwarzania danych, informacje o cookies oraz polityka bezpieczeństwa opisane są w Polityce Prywatności.

Niniejsza klauzula informacyjna obowiązuje od 26 października 2026 r.

Adres
Aleja Armii Krajowej 1/3, 42-202 Częstochowa