Polityka Prywatności

Spis treści

Niniejsza Polityka Prywatności opisuje zasady gromadzenia, przetwarzania i ochrony danych osobowych Użytkowników korzystających z serwisu internetowego oraz systemu rejestracji wydarzeń prowadzonego przez Administratora.

Polityka jest integralną częścią Regulaminu Serwisu.

§1 Definicje

  • Serwis – serwis internetowy działający pod adresem https://akamed.edu.pl wraz z systemem rejestracji uczestników wydarzeń.
  • Administrator – AKAMED SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, Aleja Armii Krajowej 1/3, 42-202 Częstochowa, NIP: 9492257300, KRS: 0000993507.
  • Użytkownik – każda osoba fizyczna korzystająca z Serwisu, w tym uczestnik rejestrujący się na wydarzenie.
  • Dane osobowe – informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej zgodnie z art. 4 pkt 1 RODO.
  • RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
  • Podmiot przetwarzający (procesor) – podmiot trzeci przetwarzający dane osobowe w imieniu Administratora na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.
  • EOG – Europejski Obszar Gospodarczy.

§2 Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

AKAMED SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
Aleja Armii Krajowej 1/3, 42-202 Częstochowa
NIP: 9492257300 | KRS: 0000993507
E-mail: kontakt@akamed.edu.pl
Tel.: +48 725 55 77 04

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD). We wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem pod powyższymi danymi kontaktowymi.

§3 Jakie dane zbieramy i w jakim celu

A. Rejestracja uczestnika wydarzenia

Podczas rejestracji na wydarzenie przetwarzamy następujące dane:

Kategoria Dane Cel
Identyfikacyjne Imię, nazwisko Rejestracja, identyfikacja na miejscu, certyfikat
Kontaktowe Adres e-mail, numer telefonu Potwierdzenia, powiadomienia operacyjne
Adresowe Ulica, kod pocztowy, miasto Wystawienie dokumentów, korespondencja
Zawodowe (opcjonalne) Nazwa organizacji, stanowisko Personalizacja certyfikatu
Rozliczeniowe (opcjonalne) Nazwa nabywcy, NIP, adres do faktury Wystawienie faktury VAT, integracja z KSeF
Zakwaterowanie (opcjonalne) Preferencje pokoju, daty pobytu Rezerwacja zakwaterowania
Zgody Zapis o udzieleniu zgód z datą i wersją Dokumentowanie zgodności z RODO

B. Płatności online

Dane płatnicze (numer karty itp.) są przetwarzane wyłącznie przez operatora płatności Stripe. Administrator nie przechowuje pełnych danych kart. Przechowujemy jedynie: identyfikator transakcji, kwotę, walutę, datę i status płatności.

C. Faktury VAT i KSeF

Dane do faktury (imię/nazwa, NIP, adres) są przetwarzane w celu wystawienia dokumentu VAT i przesłania go do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) Ministerstwa Finansów RP. Obowiązek ten wynika z przepisów prawa podatkowego.

D. Komunikacja e-mail

W celu wysyłki potwierdzeń rejestracji, kodów QR, faktur i innych powiadomień operacyjnych Administrator korzysta z usługi Plunk. Na podany adres e-mail przekazujemy: imię, nazwisko, treść wiadomości i ewentualne załączniki (kod QR, faktura PDF).

E. Konta operatorów i administratorów

Osoby zarządzające wydarzeniami za pośrednictwem panelu administracyjnego: imię, nazwisko, adres e-mail, hasło (skrót kryptograficzny bcrypt), opcjonalny numer telefonu, data ostatniego logowania, adres IP (logi audytu), klucz TOTP (gdy aktywne 2FA).

F. Konto uczestnika i prelegenta

Uczestnik lub prelegent może zalogować się do swojej strefy w Serwisie jednorazowym linkiem wysyłanym na jego adres e-mail (bez hasła). Konto zakładane jest dopiero przy pierwszym logowaniu lub przy kolejnej rejestracji — Administrator nie zakłada kont bez działania Użytkownika. Po zalogowaniu Użytkownik widzi swoje rejestracje, płatności, faktury, certyfikaty i zakwaterowanie, w tym z wcześniejszych wydarzeń zarejestrowanych na ten sam adres e-mail. Przetwarzamy: adres e-mail, datę utworzenia konta i ostatniego logowania oraz dane z rejestracji powiązanych z tym adresem.

G. Zaproszenia na wydarzenia

Osobom zaproszonym przez organizatora na wydarzenie wysyłamy imienne zaproszenia e-mail. Przetwarzamy: imię, nazwisko, adres e-mail oraz opcjonalnie numer telefonu, nazwę organizacji, stanowisko i kraj, a także historię wysłanych zaproszeń. Każde zaproszenie zawiera link do wypisania się z listy zaproszeń — po jego użyciu nie wysyłamy kolejnych zaproszeń.

H. Newsletter (jeśli dotyczy)

Adres e-mail osób zapisanych na newsletter wydarzeń. Podstawą przetwarzania jest wyłącznie dobrowolna zgoda, którą można wycofać w każdej chwili.

§4 Podstawy prawne przetwarzania

Cel przetwarzania Podstawa prawna
Rejestracja i obsługa uczestnika Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy
Wystawienie faktury VAT, przesyłanie do KSeF Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny (ustawa o VAT, ustawa o rachunkowości)
Komunikacja operacyjna (potwierdzenia, QR) Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy
Newsletter, marketing Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda (wycofywalna)
Powiadomienie o otwarciu rejestracji („Powiadom mnie”) Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda (wycofywalna)
Zaproszenia na wydarzenia Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora (informowanie o organizowanych wydarzeniach); sprzeciw przez link do wypisania w zaproszeniu
Logi audytu, bezpieczeństwo systemu Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora
Zakwaterowanie Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy / usługa dodatkowa
Certyfikaty uczestnictwa Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy
Konto uczestnika / prelegenta i historia jego rejestracji Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy o prowadzenie konta, zawieranej przy pierwszym logowaniu
Statystyka i analityka ruchu (Google Analytics) Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda (wycofywalna)

§5 Odbiorcy danych — podmioty przetwarzające

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym podmiotom przetwarzającym na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych:

Stripe, Inc. — obsługa płatności online

Stripe, Inc., 510 Townsend Street, San Francisco, CA 94103, USA.
Zakres danych: identyfikator uczestnika, kwota, waluta, adres e-mail.
Polityka prywatności: https://stripe.com/pl/privacy
Przekazywanie danych do USA odbywa się na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Plunk — dostarczanie wiadomości e-mail

Usługa transakcyjnego dostarczania wiadomości e-mail (potwierdzenia, faktury, kody QR).
Zakres danych: imię, nazwisko, adres e-mail, treść wiadomości, załączniki (kod QR, faktura PDF).
Polityka prywatności: https://www.useplunk.com/privacy-policy

Railway — infrastruktura serwerowa i baza danych

Railway Corporation, San Francisco, CA, USA.
Aplikacja oraz baza danych PostgreSQL hostowana jest na serwerach Railway. W związku z tym wszystkie dane przetwarzane przez Serwis przechowywane są w infrastrukturze Railway.
Polityka prywatności: https://railway.com/legal/privacy
Przekazywanie danych do USA odbywa się na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC).

Ministerstwo Finansów RP (KSeF) — Krajowy System e-Faktur

Ministerstwo Finansów, ul. Świętokrzyska 12, 00-916 Warszawa.
Zakres danych: pełne dane faktury VAT (NIP nabywcy, dane sprzedawcy, kwoty, stawki VAT).
Podmiot działający na terytorium RP i EOG — nie wymaga przekazywania danych poza EOG.

Cloudflare, Inc. — przechowywanie plików

Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA.
Przechowywanie plików przesłanych przez organizatora (logotypy, zdjęcia prelegentów, materiały) oraz odbiór wiadomości wysyłanych na adres kontakt@akamed.edu.pl.
Polityka prywatności: https://www.cloudflare.com/pl-pl/privacypolicy/
Przekazywanie danych do USA odbywa się na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC).

Google Ireland Ltd. / Google LLC — analityka ruchu (Google Analytics 4)

Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia / 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.
Dotyczy wyłącznie publicznych stron wydarzenia i wyłącznie po wyrażeniu przez Użytkownika zgody na pliki cookie analityczne. Jeśli organizator nie włączył analityki lub Użytkownik nie wyraził zgody — narzędzie nie jest ładowane, a żadne dane nie są przekazywane do Google.
Zakres danych: pseudonimiczny identyfikator z pliku cookie (_ga), skrócony (zanonimizowany) adres IP, informacje o przeglądarce i systemie, odwiedzane podstrony, przybliżona lokalizacja. Funkcje reklamowe i Google Signals (dane demograficzne, śledzenie międzyurządzeniowe) są wyłączone.
Polityka prywatności: https://policies.google.com/privacy
Przekazywanie danych do USA odbywa się na podstawie EU‑US Data Privacy Framework (Google LLC posiada aktywną certyfikację) oraz Standardowych Klauzul Umownych (SCC).

Dane osobowe nie są sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim w celach marketingowych.

§6 Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część dostawców usług (Stripe, Railway, Cloudflare, a w przypadku włączonej analityki — Google) ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych, co oznacza, że dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane do USA. Przekazywanie to odbywa się wyłącznie na podstawie:

  • EU‑US Data Privacy Framework — w odniesieniu do dostawców posiadających aktywną certyfikację (m.in. Google LLC), lub
  • Standardowych Klauzul Umownych (SCC) zatwierdzonych decyzją Komisji Europejskiej 2021/914, które gwarantują poziom ochrony danych równorzędny ze standardami RODO, lub
  • decyzji o adekwatności wydanej przez Komisję Europejską, jeśli taka obowiązuje dla danego kraju.

Na żądanie Użytkownika Administrator udostępnia kopię zastosowanych zabezpieczeń — w tym celu należy skontaktować się pod adresem kontakt@akamed.edu.pl.

§7 Pliki cookies i sesje

Cookies technicznie niezbędne (sesyjne)

Serwis używa wyłącznie technicznie niezbędnych plików cookie do obsługi sesji logowania. Ciasteczko sesyjne (HTTP-only, Secure, SameSite) wygasa automatycznie po 8 godzinach nieaktywności lub przy wylogowaniu. Pliki te nie zawierają danych osobowych i nie są używane do śledzenia lub profilowania.

Cookies analityczne (Google Analytics 4) — wyłącznie za zgodą

Na publicznych stronach wydarzenia, jeśli organizator włączył analitykę ruchu, Serwis może korzystać z Google Analytics 4 w celu prowadzenia anonimowych statystyk odwiedzin i ulepszania serwisu. Podstawą prawną jest zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

  • Skrypt Google Analytics oraz pliki cookie analityczne są ładowane dopiero po wyrażeniu zgody w banerze cookie. Przed wyrażeniem zgody żadne dane nie są przekazywane do Google.
  • Wykorzystywane pliki cookie: _ga oraz _ga_<identyfikator> (okres przechowywania do 2 lat). Zawierają wyłącznie pseudonimiczny identyfikator, nie ujawniają tożsamości Użytkownika.
  • Zakres zbieranych danych: skrócony (zanonimizowany) adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, odwiedzane podstrony, przybliżona lokalizacja oraz źródło wejścia.
  • Funkcje reklamowe oraz Google Signals (dane demograficzne, śledzenie międzyurządzeniowe) są wyłączone — dane nie służą profilowaniu ani reklamie.
  • Wycofanie zgody: w każdej chwili, równie łatwo jak jej udzielenie, za pomocą odnośnika „Ustawienia cookies” w stopce strony. Po wycofaniu zgody analityka nie jest ponownie ładowana.

Zarządzanie cookies

Użytkownik może w każdej chwili wycofać zgodę na cookies analityczne („Ustawienia cookies” w stopce), a także usunąć pliki cookie lub zmienić ustawienia przeglądarki. Ograniczenie cookies sesyjnych może uniemożliwić korzystanie z systemu rejestracji i panelu administracyjnego.

§8 Okres przechowywania danych

Kategoria danych Okres przechowywania Uzasadnienie
Dane uczestnika (bez płatności) Do 12 miesięcy po zakończeniu wydarzenia Ewentualne roszczenia z tytułu uczestnictwa
Dane uczestnika (z płatnością) 5 lat od końca roku podatkowego transakcji Przepisy podatkowe
Faktury VAT 5 lat od końca roku podatkowego wystawienia Art. 112 ustawy o VAT (obowiązek prawny)
Logi audytu systemu Do 5 lat Bezpieczeństwo, compliance
Konto uczestnika / prelegenta Do usunięcia konta przez Użytkownika lub 5 lat od ostatniego logowania Wykonanie umowy o prowadzenie konta
Rejestracje widoczne w koncie uczestnika Przez czas istnienia konta, nie krócej niż okresy wskazane wyżej Dostęp Użytkownika do historii uczestnictwa i certyfikatów
Konto operatora / administratora Do usunięcia konta + 12 miesięcy Archiwizacja logów audytu
Newsletter — adres e-mail Do cofnięcia zgody + 12 miesięcy Dowód zgody
„Powiadom mnie” — adres e-mail (i opcjonalnie imię) 90 dni od wysłania powiadomienia o otwarciu rejestracji (lub od zakończenia wydarzenia, jeśli nie zostało wysłane), potem usunięcie Jednorazowe powiadomienie o otwarciu rejestracji
Osoby zaproszone na wydarzenia — dane kontaktowe 3 lata od ostatniego wysłanego zaproszenia, potem anonimizacja; po wypisaniu się zachowujemy je tylko po to, by nie wysyłać kolejnych zaproszeń Wysyłka zaproszeń i rejestr wysyłek
Korespondencja (wiadomości na kontakt@akamed.edu.pl i z formularza kontaktowego, nasze odpowiedzi) 2 lata od otrzymania wiadomości, potem anonimizacja Udzielenie odpowiedzi i obsługa zapytań (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
Cookies analityczne (Google Analytics) Do 2 lat lub do cofnięcia zgody Zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
Dane sesji / cookies Maksymalnie 8 godzin Wygaśnięcie sesji

§9 Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje następujące środki techniczne i organizacyjne:

  • Szyfrowanie połączeń protokołem TLS/HTTPS.
  • Hasła przechowywane wyłącznie jako skróty kryptograficzne (bcrypt).
  • Opcjonalne uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA/TOTP) dla kont administracyjnych.
  • Szyfrowanie AES-256-GCM wrażliwych danych uwierzytelniających do systemów zewnętrznych (m.in. token KSeF).
  • Kontrola dostępu oparta na rolach i uprawnieniach (RBAC).
  • Dzienniki audytu wszystkich istotnych operacji z zapisem adresu IP i identyfikatora operatora.
  • Weryfikacja podpisów webhooków płatności (Stripe).
  • Walidacja typów plików przy przesyłaniu (magic bytes — blokada SVG i plików potencjalnie niebezpiecznych).

W razie naruszenia ochrony danych osobowych Administrator powiadomi Urząd Ochrony Danych Osobowych w ciągu 72 godzin od jego wykrycia, a — jeśli naruszenie może powodować wysokie ryzyko — niezwłocznie poinformuje Użytkowników.

§10 Prawa osób, których dane dotyczą

Na podstawie RODO przysługują Ci następujące prawa:

  • Prawo dostępu (art. 15) — uzyskanie potwierdzenia, czy przetwarzamy Twoje dane, i dostęp do nich.
  • Prawo do sprostowania (art. 16) — żądanie poprawienia lub uzupełnienia danych.
  • Prawo do usunięcia (art. 17) — żądanie usunięcia danych, gdy nie są już potrzebne (z zastrzeżeniem wyjątków prawnych, np. faktury przechowywane 5 lat).
  • Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18) — wstrzymanie przetwarzania w określonych przypadkach.
  • Prawo do przenoszenia danych (art. 20) — otrzymanie danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
  • Prawo do sprzeciwu (art. 21) — sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, w tym marketingu bezpośredniego.
  • Prawo do cofnięcia zgody — w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia.

Wnioski realizujemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni od ich otrzymania.

Masz prawo wnieść skargę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO):
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa | e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl | tel.: 606 950 000

§11 Zmiany w Polityce Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki. O istotnych zmianach dotyczących danych osobowych poinformujemy Użytkowników posiadających aktywne konta lub zapisanych do newslettera drogą e-mail z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie. Kontynuowanie korzystania z Serwisu po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację. Poprzednie wersje Polityki dostępne są na żądanie.

§12 Kontakt

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych:

AKAMED SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
Aleja Armii Krajowej 1/3, 42-202 Częstochowa
E-mail: kontakt@akamed.edu.pl
Tel.: +48 725 55 77 04

Odpowiadamy na wiadomości w ciągu 5 dni roboczych.

Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od 26 października 2026 r.

Adres
Aleja Armii Krajowej 1/3, 42-202 Częstochowa
Polityka Prywatności | AKAMED