Regulamin

§1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin (dalej „Regulamin”) określa zasady uczestnictwa w XXIX Konferencji Opieki Paliatywnej i Zespołów Hospicyjnych (dalej „Konferencja”).
2. Organizatorem Konferencji oraz sprzedawcą udziału w Konferencji jest AKAMED SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Częstochowie, Aleja Armii Krajowej 1/3, 42-202 Częstochowa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000993507, NIP: 9492257300, REGON: 523186617, e-mail: kontakt@akamed.edu.pl, tel. +48 725 55 77 04 (dalej „Organizator”).
3. Partnerami merytorycznymi Konferencji są Stowarzyszenie Opieki Hospicyjnej Ziemi Częstochowskiej oraz Polskie Towarzystwo Pielęgniarstwa Opieki Paliatywnej.
4. Konferencja odbędzie się w dniach 14–16 stycznia 2027 r. w Arche Hotel Częstochowa w Częstochowie.
5. Celem Konferencji jest wymiana wiedzy i doświadczeń z zakresu opieki paliatywnej, promowanie współpracy interdyscyplinarnej oraz rozwój ruchu hospicyjnego.
6. Integralną częścią Regulaminu są: Polityka prywatności oraz Polityka zwrotów i reklamacji, opublikowane na stronie internetowej Konferencji.

§2. Rejestracja i zawarcie umowy

1. Rejestracja odbywa się wyłącznie za pośrednictwem formularza elektronicznego dostępnego na stronie internetowej Konferencji. Możliwa jest rejestracja indywidualna oraz grupowa (jedno zgłoszenie dla kilku uczestników, opłacane przez osobę zgłaszającą).
2. Przed wysłaniem formularza osoba rejestrująca zapoznaje się z Regulaminem i akceptuje go.
3. Po wysłaniu formularza osoba rejestrująca otrzymuje na podany adres e-mail potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. Z tą chwilą dochodzi do zawarcia umowy o udział w Konferencji pomiędzy uczestnikiem (lub podmiotem zgłaszającym) a Organizatorem.
4. Warunkiem udziału w Konferencji jest wniesienie opłaty konferencyjnej w terminie określonym w §3 ust. 5.
5. Liczba miejsc jest ograniczona. O uczestnictwie decyduje kolejność zgłoszeń opłaconych w terminie. Organizator może zakończyć rejestrację przed wyznaczonym terminem po wyczerpaniu miejsc.
6. Rejestracja trwa od 2 listopada 2026 r. do 7 stycznia 2027 r. lub do wyczerpania miejsc.
7. Za pośrednictwem odnośnika przesłanego w wiadomości e-mail uczestnik ma dostęp do Strefy uczestnika, w której może sprawdzić status zgłoszenia i płatności, pobrać fakturę oraz zgłosić prośbę o zmianę zakwaterowania.

§3. Opłaty i płatności

1. Wysokość opłaty konferencyjnej zależy od wybranego pakietu, kategorii uczestnika oraz daty rejestracji. Aktualne ceny podane są na stronie Konferencji i w formularzu rejestracji. Obowiązuje cena widoczna w formularzu w chwili wysłania zgłoszenia.
2. Opłata konferencyjna obejmuje: udział w sesjach plenarnych i warsztatowych, wyżywienie i przerwy kawowe zgodnie z programem, materiały konferencyjne oraz certyfikat uczestnictwa.
3. Zakwaterowanie jest usługą dodatkową, opisaną w §4.
4. Ceny podane są w złotych polskich (PLN) i są cenami brutto.
5. Opłatę należy wnieść w terminie 7 dni od daty rejestracji:
   • online — kartą płatniczą, BLIK lub Przelewy24, za pośrednictwem operatora płatności Stripe, albo
   • przelewem tradycyjnym na rachunek bankowy Organizatora podany w potwierdzeniu rejestracji.
6. Brak wpłaty w terminie może skutkować anulowaniem zgłoszenia, o czym Organizator poinformuje uczestnika drogą e-mailową.
7. Organizator wystawia fakturę VAT na dane podane w formularzu rejestracji. Faktury dla firm i instytucji (z numerem NIP) są wystawiane po zaksięgowaniu wpłaty i przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

§4. Zakwaterowanie

1. Podczas rejestracji uczestnik może zarezerwować nocleg w hotelu, w którym odbywa się Konferencja. Cena noclegu zależy od rodzaju pokoju i liczby nocy i jest doliczana do opłaty konferencyjnej.
2. Jeżeli dany rodzaj pokoju na to pozwala, uczestnik może zgłosić osobę towarzyszącą, która zamieszka z nim w pokoju. Opłata za osobę towarzyszącą jest podana w formularzu rejestracji. Osoba towarzysząca nie jest uczestnikiem Konferencji i nie otrzymuje certyfikatu.
3. Liczba miejsc noclegowych jest ograniczona. Organizator może przydzielić uczestnikowi współlokatora w pokoju wieloosobowym.
4. Zmiany terminu pobytu lub danych osoby towarzyszącej uczestnik zgłasza Organizatorowi (np. przez Strefę uczestnika lub e-mailem). Zmiana jest możliwa w miarę dostępności miejsc i może zmienić wysokość opłaty.
5. Uczestnik przestrzega regulaminu hotelu i odpowiada za szkody wyrządzone w hotelu przez siebie oraz osobę towarzyszącą.

§5. Rezygnacja i zwroty

1. Zasady rezygnacji z udziału, zwrotu opłat oraz składania reklamacji określa Polityka zwrotów i reklamacji, opublikowana na stronie Konferencji.
2. W skrócie: rezygnacja zgłoszona co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem Konferencji uprawnia do zwrotu 100% wniesionej opłaty; po tym terminie opłata nie podlega zwrotowi, ale uczestnik może wskazać osobę zastępczą.
3. Nieobecność uczestnika na Konferencji bez zgłoszenia rezygnacji nie uprawnia do zwrotu opłaty.

§6. Certyfikaty

1. Certyfikat uczestnictwa otrzymuje uczestnik, którego obecność na Konferencji została potwierdzona w recepcji Konferencji.
2. Certyfikat jest wystawiany na imię i nazwisko podane w formularzu rejestracji i przesyłany w formie elektronicznej (PDF) na adres e-mail uczestnika po zakończeniu Konferencji.

§7. Obowiązki uczestnika

1. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania Regulaminu, regulaminu obiektu, w którym odbywa się Konferencja, oraz zaleceń Organizatora.
2. Uczestnik podaje w formularzu rejestracji dane prawdziwe i aktualne.
3. Podczas Konferencji Organizator może wykonywać zdjęcia i nagrania w celu dokumentacji i promocji wydarzenia. Uczestnik, który nie chce być fotografowany, może zgłosić to w recepcji Konferencji.

§8. Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych uczestników jest Organizator.
2. Zasady przetwarzania danych osobowych, w tym prawa uczestników, opisuje Polityka prywatności opublikowana na stronie Konferencji.

§9. Postanowienia końcowe

1. Organizator może wprowadzać zmiany w programie Konferencji, w tym zmiany prelegentów i godzin wystąpień. Zmiany nie stanowią podstawy do roszczeń wobec Organizatora, jeżeli nie zmieniają istotnie charakteru Konferencji.
2. W przypadku odwołania Konferencji przez Organizatora uczestnikowi przysługuje zwrot 100% wniesionej opłaty, w tym opłaty za zakwaterowanie.
3. Organizator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów. Zmiany nie dotyczą zgłoszeń przyjętych przed ich wejściem w życie, chyba że są korzystniejsze dla uczestnika.
4. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy o prawach konsumenta.
5. Kontakt w sprawach Konferencji: kontakt@akamed.edu.pl, tel. +48 725 55 77 04.
6. Regulamin obowiązuje od 2 listopada 2026 r.